Innerhalb der Prozessgestaltung im Krankenhaus findet die eigentliche Prozessverbesserung statt. Die Mitarbeiter werden angehalten, durch eine induktive, kreative Denkweise die bisherigen Wege zu verlassen und ein zukunftsorientiertes Prozessdenken zu ermöglichen.

Die Prozessgestaltung beinhaltet entweder eine Neugestaltung oder eine Veränderung von bestehenden Prozessen.

Ein Anlass für eine Neugestaltung von Prozessen besteht in einer signifikanten Abweichung der Prozessleistung von der Outputnorm bzw. bei deutlicher Differenz zwischen Prozessleistung und Kundenanforderungen.

Die grundsätzliche Vorgehensweise bei der Neugestaltung von Prozessen ist es, den vollständigen Prozessablauf in Frage zu stellen und einen Alternativprozess zu gestalten.

Es ist darauf zu achten, dass der gesamte Behandlungsablauf eines Patienten einschließlich der Abhängigkeiten verschiedener Prozessschritte untereinander sowie die Prozessparameter Qualität, Zeit und Kosten betrachtet werden.

Für eine Veränderung von Prozessen eignen sich insbesondere Prozesse, die bereits beherrscht werden oder klar, einfach und genau abgegrenzt sind. Eine vollständige Neugestaltung des betroffenen Prozesses ist hier nicht notwendig. Vielmehr müssen die Ursachen der im Prozess festgestellten Schwachstellen ermittelt und eliminiert werden. Hierzu dient die Prozessdokumentation.

Das Ziel der Prozessgestaltung ist, eine kontinuierliche Verbesserung der Prozessabläufe zum zentralen Bestandteil der Klinikkultur zu machen. Der Schlüssel dazu ist die Art und Weise, wie die Klinikleitung im Veränderungsprozess führt. Verbesserungen in allen Bereichen müssen Bestandteil der täglichen Arbeit von MitarbeiterInnen werden.